Steeds meer met collega’s werken op afstand. Dat heeft, blijkt uit onderzoek, de productiviteit en de efficiency van werknemers verhoogd. Maar, er zijn ook nog wat uitdagingen om op deze manier met elkaar samen te werken. De techniek laat ons soms nog wel eens in de steek en sommige mensen vinden het toch prettiger en persoonlijker om met collega’s op een kantoor te werken omdat men de gebruikte tools niet goed kan doorgronden.

In steeds meer bedrijven wordt gewerkt in teams waarvan de medewerkers verspreid zijn over verschillende vestigingen of thuis werken. Maar, om goed op afstand samen te kunnen werken en te vergaderen zijn de juiste randvoorwaarden noodzakelijk. Werkt de telefoon- of videoverbinding slecht of is een presentatie nauwelijks te volgen, dan wordt niet het beoogde resultaat behaald en grijpen de collega’s snel terug naar de oude manier van werken.

Zet je het op een efficiënte manier in, dan biedt samenwerken op afstand echter veel voordelen. Denk aan een verhoging van de productiviteit, de mogelijkheid voor iedereen om betrokken te blijven en het draagt bij aan betere werk-privébalans. Ook dragen wij hiermee bij aan het verduurzamen van de maatschappij door niet dagelijks naar kantoor te hoeven rijden.

Hoewel er bij inmiddels veel bedrijven al jaren plaats- en tijdonafhankelijk wordt gewerkt, blijft het voor sommige medewerkers toch nog wel eens lastig, omdat overleggen via digitale kanalen een stuk onpersoonlijker is zonder de juiste middelen. Mensen blijven het toch prettig vinden om elkaar face-to-face te zien. Naast elkaar af en toe op kantoor te ontmoeten, kan videobellen bijdragen om elkaar toch virtueel te kunnen en zien en tegelijk in documenten te werken. Realtime zien wat de ander aanpast of toevoegt, voelt toch alsof je naast elkaar zit.

Maar om dit alles zo goed mogelijk te laten adopteren in de organisatie, heb je als team wel de juiste tools nodig. Binnen organisaties wordt tegenwoordig veel gebruikt gemaakt van Skype voor Bedrijven en Microsoft Teams, beide als onderdeel van Office 365.

Microsoft Teams

Teams biedt een centrale, veilige plek voor conversaties, projectmanagement, bestandsuitwisseling en apps. Je kunt overleggen met (groepen) collega’s, calls inplannen en bijwonen, en ziet precies waar iedereen mee bezig is. Wordt er een nieuw teamlid aan je project toegevoegd, dan heeft hij of zij direct toegang tot alle relevante stukken. Ook is het mogelijk om project- en productiviteitstools van derden te integreren.

De grootste uitdaging hierbij is: Gaan de collega’s het wel gebruiken? Onbekend maakt onbemind. Daarom zet Netdata, als integraal onderdeel van een uitrol van samenwerkingssoftware, haar Usage en Adoption programma in. Dit programma borgt, door inzet van training en persoonlijke begeleiding, de adoptie van de samenwerkingssoftware in uw organisatie. Als uw collega’s daarna nog een vraag hebben dan weten ze de weg naar de Netdata Servicedesk snel te vinden.

Marcel Passchier, Directeur Operations, Netdata

Contact