Werken op afstand: organisaties werken steeds meer samen in teams waarvan de medewerkers verspreid zijn over verschillende locaties. Toch gaat dat niet altijd tot tevredenheid, omdat men de gebruikte tools niet goed kan doorgronden. Hoe zorg je er als organisatie voor dat je de tools optimaal kunt inzetten om samenwerken op afstand tot een succes kunt maken?

1) Samenwerken op afstand is geen IT-feestje
Zodra IT de organisatie technisch klaar heeft gemaakt voor het samenwerken op afstand, is het belangrijkste dat de medewerkers de nieuwe manier van werken ook gaan adopteren en dus actief gebruik gaan maken van de tools die geboden worden. Organisaties moeten dus niet alleen in IT investeren om te kunnen samenwerken op afstand, maar vooral ook zorgen dat de voordelen hiervan, waaronder het verhogen van de efficiency en de productiviteit, zo goed als mogelijk benut worden.

2) Verandering van mentaliteit en gedrag
Medewerkers die op afstand samenwerken, geven het streven naar teamwork soms al snel op. Want, in de optiek is het lastig samenwerken als je elkaar niet of nauwelijks ziet en spreekt. Sterker nog, soms wordt juist die afstand gebruikt om niet goed te kunnen samenwerken. Het is dus essentieel dat mensen elkaar blijven opzoeken, elkaar bellen of Skypen om in persoonlijk contact te blijven staan en moeite doen om elkaar beter te leren kennen.

3) Creëer saamhorigheid en commitment
Als medewerkers op afstand werken kom je elkaar niet snel meer tegen tijdens de lunch of bij face-to-face vergaderingen. Commitment binnen het team is dus van cruciaal belang. Het is dus belangrijk om die gezamenlijke momenten te creëren, zodat saamhorigheid en commitment worden gewaarborgd. Dit hoeft niet veel extra tijd te kosten als je dit bijvoorbeeld organiseert rondom werkoverleggen. En organiseer teambuildingactiviteiten om te zorgen dat medewerkers betrokken blijven bij en met elkaar.

4) Maak afspraken en stel doelen
Het maken van afspraken is bij samenwerken op afstand nog belangrijker dan bij ‘gewone’ teams. Je spreekt en ziet elkaar nou eenmaal minder. Wat zijn concreet de gezamenlijke doelstellingen? Wat wordt er daarbij van collega’s verwacht in het samenwerken? Het is dus van uiterst belang dat er heldere afspraken worden gemaakt over werkprocessen, de wijze van vergaderen en de manier van communiceren.

5) Stuur op samenwerking
Een team op afstand managen is ook een uitdagende rol. De manager stuurt op output, maar moet ook het overzicht en de controle houden. Het organiseren van de samenwerking is vaak een uitdaging als de teamleden niet fysiek bij elkaar zitten. Zeker in het begin mag je niet van het team verwachten dat ze de samenwerking zelf organiseren. Het team heeft daarom een actief faciliterende manager nodig. Dat betekent: zorgen voor heldere doelstellingen en concreet zijn over wat je van medewerkers en van de samenwerking verwacht.

De grootste uitdaging voor samenwerken of afstand: Gaan de collega’s het wel gebruiken? Onbekend maakt onbemind. Daarom zet Netdata, als integraal onderdeel van een uitrol van samenwerkingssoftware, haar Usage en Adoption programma in. Dit programma borgt, door inzet van training en persoonlijke begeleiding, de adoptie van de samenwerkingssoftware in de organisatie. Als collega’s daarna nog een vraag hebben dan weten ze de weg naar de Netdata Servicedesk snel te vinden.

Blijf ons volgen op social media, want volgende week weer een nieuwe blog rondom samenwerken op afstand.

Marcel Passchier, Directeur Operations, Netdata

Contact